Ventajas para los contables

Durante la pandemia de COVID-19, [Nombre de distrito] se está esforzando para mejorar la seguridad y reducir el riesgo siempre que sea posible. Una medida de seguridad es minimizar los pagos en efectivo y con cheques en nuestras escuelas. Para lograrlo, utilizamos SchoolCash Online para todos los artículos escolares y tarifas de actividades. SchoolCash Online ayuda a limitar el número de personas que entran en la escuela, reduce el riesgo de pérdida de pagos y permite que los maestros y el personal de la oficina se enfoquen en ayudar a los estudiantes y no en contar dinero en efectivo.

¡Dedique más tiempo a lo que es importante!

¡Podrá centrarse en los componentes principales de su función! Con SchoolCash Online, ya no necesita dedicar tiempo a:

• responder y redirigir llamadas, o consultas en persona, de padres que buscan información sobre excursiones, tarifas y artículos.
• recaudación de pagos, validación de depósitos del personal, entrenadores y patrocinadores, seguido de la creación de depósitos bancarios.
• circulando información sobre las tarifas del programa o del equipo, uniformes, entradas para eventos, sólo por citar algunos.

Manténgase seguro y protegido

• Reduzca al mínimo la actividad presencial en la oficina.
• Reduzca, y luego elimine, el recuento de dinero en efectivo y cheques.
• No es necesario encontrar un lugar seguro para contar el dinero en efectivo y los cheques.
• Ya no será necesario que el personal, los entrenadores y los patrocinadores retengan dinero en efectivo o cheques fuera del horario de oficina.

Soporte para muchos tipos de artículos del catálogo

• Algunos ejemplos son las tarifas de inscripción para el aula, cuotas del club, suministros para las actividades, uniformes y boletos.

Es fácil de usar para usted, su personal y sus padres

• SchoolCash Online proporciona un lugar centralizado para describir las tarifas y artículos escolares. Cuando los artículos se "adjuntan" a los estudiantes en el sistema, sus padres reciben notificaciones y recordatorios automáticos.
• Los entrenadores, el personal y los patrocinadores pueden proporcionar a la oficina la descripción del artículo y la lista de estudiantes asociados. Hay una plantilla que puede proporcionar.
• Los padres pueden pagar en línea, y el sistema rastrea los pagos y emite recibos. Es rápido, seguro y fácil.

Difunde el mensaje a los padres

Difunda un mensaje sencillo: "SchoolCash Online es el método de pago preferido por nuestro distrito escolar". Apúntelos hacia el sitio de SchoolCash Online de su distrito: [URL de SchoolCash Online del distrito]

Qué tener en cuenta al crear un artículo

Asegúrese de que el nombre del artículo lo identifique claramente

Facilite a sus padres la identificación de lo que está a la venta. ¿Cómo? Considere que los primeros 32 caracteres del nombre de un artículo son los más importantes. Asegúrese de que identifique lo que se vende (por ejemplo, Excursión MMM (mes) y DD (dia). La información más importante puede ser seguida por el grado, y por último el nombre de la escuela. Sea coherente en su convención de nombres, facilita la clasificación de los artículos.

Asegúrese de que la descripción de su artículo es completa

Utiliza el campo Descripción para informar a los padres con todos los detalles. ¡Sé egoísta! Cuanta más información proporcione, menos tendrá que aclarar a través de las llamadas que lleguen a la escuela. ¿Cómo? El personal, los entrenadores y los patrocinadores del club deben proporcionar los detalles de las "5 W".

• ¿A quién va dirigido el artículo?
• ¿QUÉ es el artículo? Proporcione todos los detalles.
• ¿DÓNDE va a ir el anexo estudiantil, O DÓNDE puede recogerse el artículo?
• ¿CUÁNDO es el evento, O CUÁNDO puede recogerse el artículo?
• ¿POR QUÉ se debe comprar el artículo?

Piense por temporadas

Cuando llegue el nuevo curso escolar, ¡prepárese para el año que viene! Revise su catálogo del año anterior en busca de elementos que puedan copiarse al nuevo año. Puede hacer esto como un paso preparatorio: aunque el elemento deba adjuntarse a los alumnos cuando los datos del SIS del nuevo año estén disponibles, puede crear/copiar el elemento como primer paso y dejarlo en modo borrador.

Recuerde: Revise todas las fechas, las cuentas de categoría y el costo.

Previsualizar siempre antes de hacer el artículo en vivo

• Utilice el botón de vista previa antes de ponerlo en vivo para asegurarse de que la configuración es correcta, especialmente para los artículos con opciones y elecciones.
• Pregúntese: ¿Aparece y reacciona el artículo de la manera que usted imaginó?

Revise sus artículos en borrador

¿Es el número de artículos en el borrador mayor que cero? Si así es, revise cada uno de ellos. Puede continuar editando el artículo, o puede eliminar el artículo si ya no es necesario o relevante.

Creación de artículos públicos en SchoolCash Online

La creación de artículos públicos es útil para ofrecerlos a cualquier persona, en cualquier lugar, que no tenga un hijo en la escuela o incluso en el distrito escolar. Lo único que necesita el comprador es la URL de SchoolCash Online de su distrito.

¿Qué tipos de artículos son adecuados para ser publicados en SchoolCash Online como públicos?

• Producción teatral, baile de graduación, feria o juego.
• Ropa de deporte, artículos para recaudar fondos o anuarios de años anteriores.

¿Qué ven los compradores?

• En la página web de SchoolCash Online del distrito, el comprador puede hacer clic en "Artículos" en la esquina superior derecha. Todos los artículos hechos públicos en SchoolCash Catalog serán entonces visibles para el comprador.
• El comprador puede comprar el artículo para sí mismo o, si quiere que la escuela sepa para quién está comprando, puede proporcionar un nombre en el campo "¿Para quién está comprando esto?". Esta información aparece en los informes de SchoolCash Catalog.
• El comprador tiene la opción de crear una cuenta SchoolCash Online o utilizar la opción Guest Checkout para pagar en línea, y el sistema hace un seguimiento de los pagos y emite recibos. Es rápido, seguro y fácil.

¿Qué deben tener en cuenta los contables?

• Adjunte artículos públicos a sus alumnos. ¿Por qué? Porque asegura que su comunidad escolar esté "al tanto": cuando los artículos se adjuntan a los estudiantes, los padres reciben notificaciones y recordatorios automáticos. Los padres ayudarán a promocionar el evento o artículo dentro de su círculo.
• Incluya el nombre de la escuela al principio del nombre del artículo público E incluya el nombre de la escuela en la descripción. ¿Por qué? Es posible que haya más de una escuela que ofrezca el artículo o el evento. Añadir el nombre del centro escolar confirma a los padres a qué centro se está comprando el artículo.
• Puede encontrar rápidamente sus artículos públicos en SchoolCash Catalog: Seleccione "Sólo público" en SchoolCash Catalog para filtrar los artículos que se muestran. Revise los artículos para asegurarse de que están destinados a ser públicos.

Ejecución de informes sobre artículos públicos

Se puede hacer que un artículo sea Público si puede ser comprado por cualquier persona, en cualquier lugar, independientemente de que tenga un hijo en la escuela o el distrito. Los compradores sólo necesitan la URL de SchoolCash Online de su distrito para ver los artículos públicos disponibles.

El comprador puede comprar el artículo para sí mismo o, si quiere que la escuela sepa para quién está comprando, puede indicar un nombre en el campo "¿Para quién está comprando esto?". La información del comprador y del destinatario aparece en los informes de SchoolCash Catalog.

Informes que muestran la información de compra de artículos públicos

• Informe de pedidos de artículos e informe de opciones de artículos: Para ver la información de compras públicas para estos dos informes, debe seleccionar un nombre de artículo al elegir las opciones de filtro para el informe. A continuación, verá una casilla de verificación para incluir los pagos públicos y los filtros asociados.
• Informe de calendario de pagos

Valores de los campos incluidos en los informes (PDF y CSV)

En términos de secuencia, las compras de la comunidad escolar se muestran primero, seguidas de las compras públicas. Los campos identificativos de los informes son los siguientes:

• Información sobre el nombre y el correo electrónico del comprador
• Información del nombre del destinatario para los artículos en los que el comprador introdujo un nombre de destinatario en el campo "¿Para quién compra esto?" durante el proceso de compra.