Avantages pour les secrétaires

[Nom du conseil scolaire] s'efforce d'améliorer la sécurité et de réduire les risques dans la mesure du possible. Une mesure de sécurité consiste à réduire au minimum les paiements en argent comptant et par chèque dans nos écoles. Pour ce faire, nous utilisons SchoolCash Online pour tous les articles scolaires et les frais d'activités. SchoolCash Online permet de limiter le nombre de personnes qui entrent dans l'école et de réduire le risque de paiements perdus. En outre, il évite aux enseignants et au personnel de bureau de devoir compter de l'argent, leur permettant ainsi de se concentrer sur l'aide aux élèves.

Consacrez plus de temps à ce qui est important!

Vous pourrez vous concentrer sur les aspects essentiels de votre rôle! Grâce à SchoolCash Online, vous n'avez plus besoin de perdre du temps :

• à répondre aux appels ou aux demandes en personne des parents qui cherchent des renseignements sur les excursions, les frais et les articles;
• à collecter des paiements; à valider les dépôts du personnel, des entraîneurs et des responsables d'activités, et à effectuer des dépôts bancaires;
• à diffuser de l'information sur les frais de programme ou d'équipe, les uniformes, les billets pour des événements, etc.

Restez en sécurité

• Réduisez au minimum l'activité en personne au bureau.
• Réduisez, puis éliminez, la nécessité de compter l'argent et les chèques.
• Plus besoin de trouver un endroit sûr pour compter l'argent et les chèques.
• Le personnel, les entraîneurs et les responsables d'activités n'auront plus besoin de garder de l'argent comptant ou des chèques en dehors des heures de bureau.

Prise en charge de nombreux types d'articles du catalogue

• Voici quelques exemples : frais d'inscription, fournitures de classe, cotisations aux clubs, fournitures pour les activités, uniformes, billets.

C'est facile à utiliser pour vous, votre personnel et vos parents

• SchoolCash Online offre un lieu centralisé pour décrire les frais et les articles scolaires. Lorsque les articles sont « annexés » aux élèves dans le système, les parents reçoivent une notification et des rappels automatiques.
• Les entraîneurs, le personnel et les responsables d'activités peuvent fournir au bureau la description de l'article et la liste des élèves annexés. Il existe un modèle que vous pouvez fournir.
• Les parents peuvent payer en ligne, et le système suit les paiements et produit des reçus. C'est rapide, sûr et facile!

Faites passer le message aux parents

Diffusez un message simple : « SchoolCash Online est le mode de paiement privilégié de notre conseil scolaire ». Orientez les parents vers le site SchoolCash Online de votre conseil scolaire : [adresse URL du site SchoolCash Online du conseil]

Ce qu'il faut garder à l'esprit lors de la création d'un article

Assurez-vous que le nom de votre article l'identifie clairement

Faites en sorte qu'il soit facile pour les parents de déterminer ce qui est à vendre. Comment? Considérez les 32 premiers caractères du nom d'un article comme des éléments de premier ordre. Assurez-vous qu'ils décrivent ce qui est vendu (p. ex., Excursion JJ MM). L'information la plus importante peut être suivie de l'année, puis du nom de l'école. Soyez cohérent dans votre convention de dénomination, car cela facilite le tri des articles.

Assurez-vous que la description de votre article est complète

Utilisez le champ Description pour informer vos parents de tous les détails. Pensez à vous! Plus vous fournirez de renseignements, moins vous aurez besoin de répondre à des appels pour clarifier les choses. Comment? Le personnel, les entraîneurs et les responsables de clubs doivent fournir les détails des « 5 Q ».

• À QUI l'article est-il destiné?
• QUEL est l'article? Fournissez tous les détails.
• À QUEL endroit va l'article annexé à l'élève OU à QUEL endroit peut-on le récupérer?
• QUAND l'événement a-t-il lieu OU QUAND l'article peut-il être récupéré?
• Pour QUELLE raison l'article doit-il être acheté?

Pensez en fonction des saisons

Lorsque la nouvelle année scolaire arrive, préparez-vous pour l'année à venir! Passez en revue votre catalogue de l'année précédente pour trouver des articles qui pourraient être copiés pour la nouvelle année. Cela peut constituer une étape préparatoire : même s'il faut attendre que les données du système de renseignements sur les élèves (SIS) de la nouvelle année soient disponibles pour annexer l'article aux élèves, vous pouvez toujours créer ou copier l'article dans un premier temps et le laisser en mode ébauche.

N'oubliez pas : révisez toutes les dates, les catégories et le coût.

Prévisualisez toujours l'article avant de le mettre en ligne

• Utilisez le bouton « Aperçu de l'article » avant la mise en ligne pour vous assurer que la configuration est correcte, en particulier pour les articles comportant des options et des choix.
• N'oubliez pas : révisez toutes les dates, les catégories et le coût.

Révisez vos articles « Ébauche »

Le nombre d'ébauches est-il supérieur à zéro? Si oui, passez en revue chacune d'entre elles. Vous pouvez continuer à modifier l'article, ou le supprimer s'il n'est plus nécessaire ou pertinent.

Création d'articles publics dans SchoolCash Online

La création d'articles publics permet d'offrir des articles à n'importe quelle personne, où qu'elle soit, qui n'a pas d'enfant dans l'école ou même dans le conseil scolaire. L'acheteur n'a besoin que de l'adresse URL SchoolCash Online de votre conseil.

Quels sont les types d'articles qui se prêtent le mieux à un affichage public dans SchoolCash Online?

• Production théâtrale, bal de fin d'année, fête foraine ou jeu.
• Vêtements à l'effigie de clubs scolaires, articles de levée de fonds ou albums de finissants des années précédentes.

Que voient les acheteurs?

• Sur la page Web de SchoolCash Online du conseil scolaire, l'acheteur peut cliquer sur Articles dans le coin supérieur droit. Tous les articles rendus publics dans SchoolCash Catalog seront alors visibles pour l'acheteur.
• L'acheteur peut acheter l'article pour lui-même ou, s'il souhaite faire savoir à l'école pour qui il l'achète, il peut indiquer un nom dans le champ « Pour qui achetez-vous ceci? ». Ces renseignements figurent sur les rapports de SchoolCash Catalog.
• L'acheteur a le choix de créer un compte SchoolCash Online ou d'utiliser l'option de paiement sans compte. Le système assure le suivi des paiements et délivre des reçus. C'est rapide, sûr et facile!

Que doivent garder à l'esprit les secrétaires?

• Annexez les articles publics à vos élèves. Pourquoi? Cela permet à votre communauté scolaire d'être « au courant » : lorsque les articles sont annexés aux élèves, les parents reçoivent une notification et des rappels automatiques. Les parents aideront à promouvoir l'événement ou l'article dans leur entourage.
• Incluez le nom de l'école au début du nom de l'article public ET dans la description. Pourquoi? Il se peut que plusieurs écoles proposent l'article ou l'événement en question. L'ajout du nom de l'école permet aux parents de savoir à quelle école l'article est acheté.
• Vous pouvez trouver rapidement vos articles publics dans SchoolCash Catalog : Sélectionnez « Public seulement » dans SchoolCash Catalog pour filtrer les éléments qui sont affichés. Vérifiez que les articles sont bien destinés à être publics.

Rapports sur les articles publics

Vous pouvez rendre un article public s'il peut être acheté par n'importe quelle personne, n'importe où, qu'elle ait ou non un enfant dans l'école ou le conseil scolaire. Les acheteurs ont simplement besoin de l'adresse URL SchoolCash Online de votre conseil pour voir les articles publics disponibles.

L'acheteur peut acheter l'article pour lui-même ou, s'il souhaite faire savoir à l'école pour qui il l'achète, il peut indiquer un nom dans le champ « Pour qui achetez-vous ceci? ». Les renseignements sur l'acheteur et le destinataire apparaissent dans les rapports de SchoolCash Catalog.

Rapports indiquant les renseignements relatifs aux achats d'articles publics

• Rapport de commande d'article et rapport d'option d'article : Pour voir les renseignements sur les achats publics de ces deux rapports, vous devez sélectionner un nom d'article lorsque vous choisissez les options de filtre pour le rapport. Vous verrez alors une case à cocher pour inclure les paiements publics et les filtres connexes.
• Rapport de calendrier des paiements

Valeurs des champs inclus dans les rapports (PDF et CSV)

Les achats de la communauté scolaire sont affichés en premier, suivis des achats publics. Les champs d'identification dans les rapports sont les suivants :

• Nom et adresse courriel de l'acheteur
• Nom du destinataire pour les articles pour lesquels l'acheteur a indiqué un nom dans le champ « Pour qui achetez-vous ceci? ».